SharePoint vs KnowVault : stocker vos documents ou transmettre le savoir-faire ?

Si votre entreprise travaille avec Microsoft 365, SharePoint est sans doute déjà là. Alors, quand quelqu'un propose un outil de plus pour transmettre le savoir-faire, la réaction est logique : « On a déjà SharePoint, non ? »

La question mérite une vraie réponse. SharePoint peut stocker des vidéos, les rendre cherchables et les ranger sur un site interne. Pour beaucoup d'équipes, cela suffit. Pour d'autres, le problème n'est pas de stocker le savoir, mais de le faire vivre.

Ce comparatif est écrit par l'équipe KnowVault, donc pas neutre. Il se veut honnête : dans plusieurs cas, le bon choix est de rester sur SharePoint.

Deux outils, deux problèmes différents

• SharePoint répond à : « Où ranger et partager les contenus de l'entreprise, avec les bons droits ? » C'est une plateforme de gestion de contenus et d'intranet, polyvalente, intégrée à Microsoft 365.
• KnowVault répond à : « Comment capturer le savoir-faire de nos experts et le garder à jour ? » C'est une base de connaissances vidéo, avec un seul usage, et un parcours prévu de la demande de contenu jusqu'à sa mise à jour.

La différence tient en une image. SharePoint est une grande bibliothèque que vous aménagez vous-même. KnowVault est un atelier spécialisé : moins de possibilités, mais le travail est déjà organisé.

SharePoint : la plateforme de contenus de Microsoft 365

Forces

• Déjà déployé. Si vous avez Microsoft 365, il n'y a souvent ni achat, ni nouveau compte, ni validation informatique à prévoir.
• Très polyvalent. Documents, sites d'équipe, intranet, listes : il sert à bien plus qu'à la formation.
• La gouvernance Microsoft. Droits, conformité et cycle de vie se gèrent avec les outils d'administration que votre DSI connaît déjà.
• La vidéo est possible. Avec Stream, les vidéos sont stockées dans SharePoint et OneDrive. Leur transcription permet de les retrouver dans la recherche Microsoft 365.
• Personnalisable. Avec du temps, ou un prestataire, on peut construire ses propres pages et ses propres circuits de travail.

Limites pour transmettre le savoir-faire

• Le parcours est à construire. Qui demande une vidéo ? Qui la filme ? Qui la met à jour quand la procédure change ? SharePoint vous donne des briques, pas ce parcours tout prêt.
• Le contenu vieillit en silence. Sans organisation dédiée, rien n'invite naturellement un lecteur à signaler qu'une vidéo est périmée, ni n'assigne sa mise à jour à quelqu'un.
• Tout dépend de l'arborescence. Sites, bibliothèques et dossiers : un rangement soigné au départ peut devenir difficile à suivre sans responsable clairement désigné.
• La vidéo consomme votre stockage. Les vidéos Stream comptent dans le quota OneDrive et SharePoint de votre organisation. À surveiller si vous en produisez beaucoup.

Prix

SharePoint est inclus dans de nombreuses offres Microsoft 365, et existe aussi seul. Le stockage partagé de l'organisation est de 1 To, plus 10 Go par licence. Les tarifs varient selon les offres et évoluent : vérifiez la grille à jour sur le site de Microsoft.

Quand SharePoint est le bon choix

• Votre besoin principal concerne des documents, pas des vidéos
• Vous produisez peu de vidéos, sur des sujets stables
• Vous avez quelqu'un pour structurer et faire vivre le contenu
• Vous voulez limiter strictement le nombre d'outils et de fournisseurs

KnowVault : la base de connaissances vidéo

Forces

• Le parcours est déjà là. Demande de contenu, enregistrement, publication, signalement, révision : chaque étape existe et se suit comme une tâche.
• La recherche dans ce qui est dit. Chaque vidéo est transcrite automatiquement, et la recherche porte aussi sur les transcriptions.
• Un contenu qui reste à jour. Les spectateurs signalent une vidéo obsolète, et la mise à jour est assignée puis suivie.
• Le suivi du visionnage. Vous pouvez demander à quelqu'un de regarder une vidéo importante, et vérifier qu'elle a bien été vue.
• La traduction automatique du titre, de la description et de la transcription, entre le français et l'anglais.
• Une prise en main rapide. Enregistrement d'écran depuis le navigateur, sans rien à paramétrer d'autre que vos équipes.
• Une application hébergée en Union européenne, avec des droits définis par équipe.

Limites

• Un outil de plus. Il faut le faire accepter par votre DSI et l'expliquer à vos équipes.
• Pas d'intégration Teams pour l'instant.
• Pas de connexion directe à SharePoint ou à OneDrive. Les vidéos existantes s'importent depuis votre poste (voir plus bas).
• Un seul usage. KnowVault ne remplace ni votre gestion documentaire, ni votre intranet.
• Des vidéos courtes. 15 minutes maximum par vidéo : un choix cohérent avec le format, mais à prendre en compte pour vos longues formations, à découper.

Côté Microsoft

Tout utilisateur peut se connecter avec son compte Microsoft. Le SSO Entra ID est disponible sur demande avec l'offre Entreprise. Il n'est pas activé par défaut.

Prix

• Starter : gratuit jusqu'à 3 contributeurs, lecteurs illimités, 5 Go de stockage
• Pro : 13,90 €/contributeur/mois, lecteurs gratuits et illimités, 1 To partagé
• Entreprise : sur devis (serveur dédié, SSO, engagement de disponibilité)

Quand KnowVault est le bon choix

• Votre savoir-faire se montre mieux qu'il ne s'écrit : gestes techniques, logiciels métier, diagnostics
• Vous recrutez régulièrement et l'onboarding repose sur quelques experts
• Vous préparez des départs ou des passations de poste
• Vos procédures changent et le contenu doit suivre
• Personne n'a le temps de construire et d'animer ce parcours dans SharePoint

Tableau comparatif

Les utiliser ensemble ?

Pour une entreprise déjà équipée, c'est souvent le plus simple, car vous n'avez rien à remplacer :

• SharePoint garde vos documents, vos politiques internes et votre intranet.
• KnowVault accueille le savoir-faire qui passe mal à l'écrit : procédures filmées, onboarding, passations.

Depuis un article de votre intranet, il suffit alors d'ajouter un lien vers la vidéo concernée. Elle reste réservée aux membres de l'équipe autorisée.

Reprendre vos vidéos existantes

Vous avez déjà des vidéos dans SharePoint ou OneDrive ? Il n'y a pas de connexion directe, mais KnowVault importe tout fichier présent sur votre poste, quel que soit son emplacement d'origine. Il suffit donc de télécharger la vidéo, puis de l'importer.

Elle doit être au format MP4, WebM ou MOV, et ne pas dépasser 2 Go et 15 minutes. KnowVault se charge ensuite de la transcrire et de la traduire.

Avant de tout migrer, commencez par les quelques vidéos les plus demandées : c'est le meilleur moyen de vérifier si l'outil convient à vos équipes.

Pour se faire une idée

KnowVault propose une démo publique pré-remplie, sans inscription ni carte bancaire. Vous pouvez y parcourir les vidéos, tester la recherche dans les transcriptions et voir comment circulent les demandes et les signalements.

Si votre DSI a des questions sur le SSO ou l'hébergement, réservez une démo : nous regarderons ensemble votre contexte.

Pour aller plus loin

• Wiki d'entreprise vs base de connaissances : quelles différences ?
• Notion vs Confluence vs KnowVault : quel outil de gestion des connaissances choisir ?
• Logiciel de passation de poste : ce qu'il doit faire